Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

«Razón social», identificada con NIT «NIT», con domicilio en «Dirección y ciudad», es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma Vekino.

• Correo para el ejercicio de derechos: hola@vekino.com
• Teléfono: «Teléfono»

Cuando un conjunto residencial contrata Vekino, la copropiedad actúa como responsable de los datos de sus residentes y Vekino como encargado del tratamiento, en los términos del contrato suscrito entre las partes.

2. Datos que recolectamos

Datos que nos entregas

• Identificación y contacto: nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono y unidad residencial.
• Información de la copropiedad: unidades, coeficientes, vehículos, mascotas y personas autorizadas.
• Información financiera de la administración: cuentas de cobro, pagos registrados y estados de cuenta por unidad.
• Registros de acceso: visitantes autorizados, hora de ingreso y salida, paquetería y novedades de portería.
• Contenido que publicas: comunicados, PQRS, reservas, documentos y votaciones en asamblea.

Datos que se generan con el uso

• Datos técnicos de la sesión: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y registros de acceso a la plataforma.
• Registros de auditoría: qué usuario realizó cada acción sensible (autorizar un visitante, registrar un pago, publicar un comunicado) y cuándo.

No recolectamos datos sensibles —origen racial, convicciones religiosas o políticas, datos de salud o biométricos— salvo que la copropiedad lo requiera expresamente para un caso concreto y medie autorización previa, expresa e informada del titular.

3. Finalidades del tratamiento

• Prestar los servicios de administración de la copropiedad.
• Gestionar cartera, generar cuentas de cobro y registrar pagos.
• Controlar el acceso de visitantes y dejar la trazabilidad que exige la seguridad del conjunto.
• Enviar comunicados, notificaciones y avisos operativos de la copropiedad.
• Gestionar reservas de zonas comunes y su historial.
• Convocar asambleas, verificar quórum, registrar poderes y consolidar votaciones.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
• Cumplir obligaciones legales, contables y contractuales.
• Mejorar la plataforma y diagnosticar fallas, sobre datos agregados o seudonimizados.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

4. Con quién compartimos la información

Compartimos datos únicamente con quienes son necesarios para prestar el servicio, bajo contrato y con obligaciones de confidencialidad:

• La administración de tu conjunto, según el perfil de cada usuario. Un residente no ve los datos de otras unidades.
• Proveedores de infraestructura que alojan la base de datos y los archivos de la plataforma.
• Pasarelas de pago, cuando el conjunto habilita el pago en línea. Los datos de la transacción los procesa directamente la entidad financiera; Vekino no almacena números de tarjeta.
• Servicios de correo y notificaciones, para entregar comunicados y avisos.
• Autoridades, cuando exista orden judicial o requerimiento legal.

Algunos de estos proveedores operan servidores fuera de Colombia. En esos casos, la transferencia se realiza con las garantías que exige la normativa vigente sobre transferencia internacional de datos.

5. Tus derechos como titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012 puedes, en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Ten en cuenta que ciertos registros —cartera, actas de asamblea y bitácoras de acceso— deben conservarse por obligación legal o contractual de la copropiedad, aun cuando solicites su supresión.

6. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a hola@vekino.com indicando tu nombre completo, el conjunto al que perteneces, la solicitud concreta y un correo de contacto.

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más.
• Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más.

7. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito, control de acceso por perfil, aislamiento de la información de cada conjunto, registro de auditoría y copias de respaldo.

Ningún sistema es infalible. Si detectamos un incidente que afecte tus datos personales, lo informaremos a la administración de tu conjunto y a las autoridades competentes conforme a la ley.

8. Conservación de los datos

Conservamos los datos mientras el conjunto mantenga vigente su contrato con Vekino y durante los plazos adicionales que exijan las obligaciones legales, contables y contractuales. Terminado ese período, los datos se eliminan o se anonimizan.

9. Menores de edad

La plataforma está dirigida a personas mayores de edad. Los datos de menores que residen en la copropiedad solo se tratan cuando resulten necesarios para la convivencia o la seguridad, atendiendo su interés superior y con autorización de sus representantes legales.

10. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Cuando el cambio sea sustancial, lo avisaremos con al menos quince (15) días de anticipación a través de la plataforma o por correo electrónico. La fecha de la última revisión aparece al comienzo de este documento.